Los congresos son excelentes oportunidades laborales para crear y consolidar vínculos comerciales con otras empresas o con tus clientes. Estos eventos empresariales permiten abrir nuevos panoramas a corto y largo plazo, sin embargo, sabemos que no es tarea fácil llevarlos a cabo. Si tienes un proyecto de este tipo en puerta y no sabes por dónde empezar, ¡este artículo es para ti! A continuación, te contamos cuáles son las claves para organizar un congreso exitoso.
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¿Qué es un congreso
A grandes rasgos, podemos definir un congreso como una reunión de profesionales o especialistas en un tema definido para compartir diferentes ponencias o avances en los proyectos laborales. Al tratarse de eventos tan concurridos, es necesario contar con amplias instalaciones y un programa de actividades bien definido que permita abarcar todos los puntos de interés de los asistentes.
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Uno de los factores más importantes en los congresos es el tiempo de duración que, por regla general, es de tres a cinco días. Por este motivo, organizar un evento de esta magnitud supone todo un reto. Desde la administración, logística de los invitados, creación de cronogramas y hasta gestionar el protocolo de llegada, son labores monumentales que deben tratarse con precisión para tener un gran congreso.
El tiempo: tu mejor aliado
El tiempo es tu mayor aliado al momento de organizar un congreso. La recomendación es comenzar a planearlo con un mínimo de seis meses de anticipación, esto permite buscar diferentes opciones de locación, alojamiento, transporte, banquete y prevenir cualquier tipo de imprevistos que puedan surgir conforme se acerque la fecha.
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Otro punto a favor de organizar un congreso con antelación es tener en consideración las agendas laborales de los expositores, asistentes y del personal general. Preparar una presentación, conferencia, charla o cualquier proyecto para mostrar en un evento así también requiere investigación, preparación previa y, por supuesto, tiempo.
Comité de organización
Crear un comité especial para organizar el congreso es una excelente oportunidad para fortalecer los lazos entre los colaboradores de la empresa y, al mismo tiempo, delegar responsabilidades de cada aspecto del evento. Al tener un grupo de trabajo sólido, será mucho más fácil y dinámico tomar las decisiones importantes.
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Para crear un buen comité de organización es necesario contar con personas comprometidas y responsables. Observa a tus colaboradores para descubrir quiénes tienen las mejores habilidades comunicativas y organizacionales, apóyate con ellos en todo momento y te aseguramos que tu congreso será inolvidable.
Contratar una agencia especializada
El consejo más efectivo para garantizar el éxito de tu congreso es contratar a una agencia especializada en eventos empresariales. Además de contar con profesionales en el área de negocios, también tienen distribuidores y establecimientos especialmente diseñados para congresos, convenciones y más proyectos de negocios.
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