Actualmente, los eventos empresariales son fundamentales para las empresas, esta herramienta tiene el objetivo de infiltrarse en nuevos mercados, mejorar la imagen de una marca, fidelizar y fortalecer las relaciones de los clientes, vender e incrementar las ventas. Por lo que, debes tomarte muy en serio cada detalle del evento que comunicará tu marca.
Existen variedad de tipos de eventos que pueden realizar las empresas, algunos pueden requerir mayor planeación y organización, sin embargo, con antelación debes elegir las características que deseas del salón.
Los siguientes parámetros te ayudarán a determinar el espacio que necesitarás:
- Número de invitados, las superficies deben tener la capacidad de albergar a todos tus asistentes de forma cómoda.
- Decoración, si tienes en mente tener algún evento temático, piensa en que el espacio sea suficiente para poner tus adornos e iluminación.
- Proyección, si pretendes realizar alguna presentación visual, verifica que el salón cuenta con el equipo y el espacio para proyectar.
Para la planeación del montaje debes considerar que el salón sea suficientemente grande para montar un servicio de coffee break y que cuente con: salidas de evacuación, pasillos para moverse libremente y espacios adecuados para personas con discapacidad.
Hay componentes psicológicos en el acomodo del espacio, por lo que existen ciertos tipos de montaje apropiado para cada tipo de evento empresarial, por ejemplo, para albergar gran cantidad de personas se recomienda:
ESTILO AUDITORIO
Este montaje tiene filas a los laterales o en el centro, los asientos están acomodados para que vean directamente a los expositores. Muy recomendado para congresos.
ESTILO AULA
El montaje estilo aula es usado, principalmente, para conferencias, congresos, capacitaciones o tener sesiones de trabajo. Las mesas ayudan a los asistentes a tomar de forma cómoda sus apuntes, limita la comunicación y distracción entre ellos.
ESTILO ANFITEATRO O SEMICIRCULAR
Los niveles elevados permiten una buena visibilidad al presentador y es apropiado para una mayor interacción entre el que preside y sus asistentes, la mesa permite la facilidad de tomar notas.
Para eventos pequeños como reuniones, presentaciones o juntas de trabajo, se sugiere usar los siguientes tipos de montajes:
ESTILO “U” O HERRADURA
Su estructura de tres mesas y un vació en el centro lo hace perfecto para asambleas, coloquios, foros, seminarios o talleres, ya que permite que el presentador se mueva libremente y se dirija de forma directa a los asistentes.
ESTILO MESA RUSA
Este estilo es muy formal y es para grupos muy pequeños, el hueco del centro se usa para poner objetos que necesitan analizarse con detenimiento. La mesa rusa se usa para reuniones de trabajo o para la toma de decisiones de algún proyecto.
IMPERIAL
Normalmente, el montaje es adecuado para juntas directivas, reuniones, juntas de trabajo o exposición de proyectos.
ESTILO BANQUETE
Aunque su nombre sea banquete, no siempre significa que deba de haber comida, es popularmente utilizado para el trabajo en equipo y discusión.
Recuerda que para que tu evento sea un éxito necesitas tener una excelente organización y planificación, tener una buena percepción de tus invitados inicia desde el montaje, así que escoge el correcto.
