Para que la organización de congresos salga a la perfección tienes que planificar y coordinar las actividades antes, durante y después del evento. La organización debe iniciar pensando en el qué, quién, cómo, cuándo y dónde deben desarrollarse, también, necesitas tener un objetivo racional, ya que será un proyecto donde dedicarás esfuerzo, tiempo y dinero en la renta de salones y equipamiento.
A continuación, te damos algunas sugerencias para que la organización de tus congresos sea un éxito:
- Identifica las habilidades de los miembros del equipo y delega tareas para empezar con la organización.
- Ve realizando presupuesto para el evento; piensa en los posibles gastos, ingresos, patrocinadores y ahorro para contingencias que puedan ocurrir.
- Considera la fecha, hora y lugar tentativo. También, piensa en los posibles presentadores, ponentes, conferencistas invitados y el tema o la línea de etiqueta para el evento.
- Prepara un borrador de cronograma y la escaleta para medir tiempos y qué sucederá en cada actividad.
- Asegúrate que todos los miembros del equipo para la organización del congreso tengan la misma información.
Antes
- Confirma la fecha, hora, lugar y presentadores invitados.
- Corrobora el presupuesto y los patrocinadores.
- Crea un plan de acción ante cualquier contingencia que pueda ocurrir.
- Delega los puestos de trabajo y ten a una persona con experiencia en el área de coordinación y logística.
- Planifica el transporte y el viaje para los participantes, además del itinerario.
- Elige alimentos saludables para los invitados y el equipo organizador.
- Considera a los participantes que tengan alguna discapacidad que puedan necesitar un alojamiento especial.
- Ten listo los arreglos de: sillas, mesas, telones de fondo, micrófonos, parlante, computadoras, proyectores, podios, nombre de los invitados especiales, etc.
- Antes de escoger un espacio para el evento, considera el alrededor del lugar; observa el estacionamiento, los baños, habitaciones, personal, arreglos, puertas de entrada y salida; contempla que este cerca de alguna tienda donde puedas comprar cualquier cosa en caso de emergencia. Considera las siguientes preguntas:
¿el lugar provee los cubiertos y mesas?
¿tiene aire acondicionado?, ¿calefacción?, ¿iluminación?, ¿necesitas algún otro equipo en especial?
¿necesitas personal de seguridad?
¿necesitas permisos especiales para el evento?
¿El lugar tiene un back up en caso de cualquier contingencia?
- Prepara y envía las invitaciones.
- Previene la información necesaria para medios, ten listo personal para fotos y videos.
- Comercializa el evento, crea folletos, publicidad, haz llamadas telefónicas, envía correos y visita a participantes o patrocinadores.
- Usa redes sociales para marketing.
- Crea una lista con teléfonos de todos los miembros del equipo, contactos VIP y vendedores.
- Resuelve cómo estará el proceso de reserva.
24 - 36 horas antes del evento
- Prepara el área de registro.
- Verifique arreglos del lugar, los kits de participantes y el horario de viaje de los invitados VIP.
- Ten a la mano suficiente dinero en efectivo.
Durante el evento
- Todo el equipo de la organización del evento debe de llegar temprano para comprobar que todo lo electrónico funcione correctamente.
- Los organizadores de congreso deben de llevar una insignia distintiva visible para que se identifiquen si los participantes necesitan ayuda.
- Pongan señalización sobre el evento en el edificio, sede o ubicación.
- Informa a los patrocinadores dónde colocar sus materiales.
- Ten lista la tarima, micrófonos y música.
- Asegúrate de que el maestro de ceremonias tenga la información correcta.
- Corrobora que todo el equipo se haya aprendido el programa del evento.
- Prepara los espacios para los invitados especiales, participantes y medios de comunicación.
- Toma videos y fotos de situaciones relevantes.
- Verifica que los recursos de alimentos sean suficientes.
- Agradece al equipo al concluir el evento.
- Recolecta los comentarios de los participantes sobre el evento.
- Recoja todo su material.
Después del evento
- Agradezca por medios institucionales al equipo y a los patrocinadores.
- Tenga una fiesta de agradecimiento con aquellos que lo apoyaron en el evento.
- Publique las fotos en sus sitios webs o redes sociales.
- Evalúa los comentarios.
- Ten una reunión para tener retroalimentación de lo sucedido en el evento, para que la próxima sea mejor.
Siempre contempla contar con más dinero de lo necesitado, por cualquier situación que pueda surgir.
Estos pasos serán una guía para realizar eventos exitosos, lo más importante es contar con un equipo motivado que sea capaz de apoyarte en todo momento y que este capacitado ante cualquier situación que pueda ocurrir.
