Las ruedas de prensa son una herramienta de comunicación sumamente valiosa para las instituciones públicas y privadas, sin embargo, deben llevarse a cabo con pericia para que se cumpla su objetivo: recibir la cobertura de los medios de comunicación y que, de esta forma, la información llegue a las personas. Conoce todo lo que necesitas saber antes de organizar una rueda de prensa en este artículo.
Comunicar asuntos públicos
Antes de la invención de la imprenta, existían personas que se dedicaban a caminar largas distancias para transmitir mensajes de un gobernante hacia la población o hacia otro gobernante.
El esfuerzo físico que hacían los mensajeros al recorrer grandes distancias para entregar información es recordado hoy en la prueba deportiva conocida como maratón.
Varios siglos después, la tecnología evolucionó y se comenzaron a producir periódicos, creados por editores y escritores que recibían información a través de ensayos, sermones, cartas y panfletos. En la actualidad, podemos observar que coexisten diferentes formas de difundir noticias, desde periódicos impresos, radio, televisión y revistas digitales.
Para qué sirve una rueda de prensa
Una rueda de prensa es un evento de máximo 30 minutos de duración, dirigido a periodistas. Se lleva a cabo cuando tienes un mensaje importante, de alto valor informativo, que quieres dar de forma simultánea a diversos medios de comunicación. Una característica básica de las ruedas de prensa es que permiten resolver dudas, justo después de presentar la información. Si no estas dispuesto a abrir un dialogo, es mejor evitar la rueda de prensa y solo enviar un comunicado.
El valor de una noticia se mide en función de cuántos medios tienen la información, entre menos medios tengan la información, el valor de la noticia aumenta. Es así como el valor de las noticias que se difunden en una rueda de prensa suele ser bajo, (a menos que se trate de un evento de gran relevancia), ya que se trata de convocar a un gran número de medios de comunicación para cubrir un mismo evento, por esta razón es importante saber cuándo llevarla a cabo.
Por otra parte, se trata de un elemento de un alto costo porque, para los organizadores, implica tiempo de planeación, rentar un salón, tener una logística básica y organizar un espacio de coffee break. Para los medios de comunicación implica costos de traslados de su periodista e inversión de tiempo.
Por esa razón, convocar a la prensa debe ser rentable tanto para quien la organiza como para los medios. La rueda de prensa se hace porque tienes información de interés público, es decir, que es relevante para tu empresa y también para tus clientes que consumen información a través de ellos.
Antes de la rueda de prensa
Envía un boletín invitación que sea lo suficientemente persuasivo para que el periodista esté interesado en cubrir la rueda de prensa, este documento debe comenzar a explicar lo más relevante del evento y responder las 5 preguntas básicas del periodismo: ¿Qué? ¿Quiénes? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?
Enviar un boletín implica que ya tienes lista la cuestión del salón y la logística, piensa que tu público meta son los periodistas, lo que implica que tienes que tomar en cuenta sus necesidades, debes considerar la ubicación del salón, procura que sea un lugar céntrico para que no tengan problemas de traslado. Necesitas contar con al menos 2 equipos de cómputo portátiles con wifi para enviar la información que los periodistas te soliciten, asegúrate de hacer pruebas de sonido y tener un sistema de audio excelente para las grabadoras de los periodistas.
Practica lo que vas a decir para que no tengas dificultades al pronunciar alguna palabra frente a las cámaras. Ten en cuenta que lo deseable es que solo haya un orador, en caso de que trates cuestiones muy técnicas puedes tener el apoyo de un especialista en el tema, considera que necesitarás la presencia de un moderador.
Durante la rueda de prensa
Tener un registro de los periodistas que asistan te ayudará a ampliar mi mantener actualizada tu agenda de medios de comunicación para futuros eventos. Los periodistas son personas muy ocupadas, por eso es de suma importancia que tu evento comience puntual, de lo contrario los periodistas se irán y no realizarán la cobertura de tu noticia.
El moderador explica de qué se trata el evento, cuánto tiempo durará, presenta al orador, expresa la dinámica del evento, coordina las preguntas y hace el cierre de la conferencia. Recuerda que no se trata de un monólogo, tú, como orador, debes mostrar apertura a las preguntas.
Después de la rueda de prensa
Una vez que ha terminado la rueda de prensa, es momento de entregar el material de apoyo, es decir, un boletín redactado en forma de noticia, con la finalidad de ahorrar tiempo al periodista y que la información que deseas se publique como tú la planeaste, es imprescindible que este documento se entregue al final, de lo contrario Si das el material de apoyo al principio de la rueda de prensa, los periodistas se irán. Al día siguiente realiza un monitoreo de medios para saber quién cubrió tu nota, el espacio que le dieron y la forma en que abordaron el tema.
