El turismo de negocios y los viajes corporativos suponen partidas importantes para las empresas, por lo que es importante optimizar los recursos, teniendo en cuenta la seguridad y comodidad de los viajeros. Potenciar las capacidades de tu empresa y de tus equipos de trabajo es posible a través de los viajes, ya que brindan la posibilidad para descubrir algo nuevo, inspirar la creatividad al estar en espacios diferentes, generar redes de colaboración, forjar contactos, y elevar la moral.
Todas las decisiones que debas tomar respecto a tu viaje de negocios deben girar en torno su objetivo general. Para encontrarlo, recomendamos contestar las siguientes preguntas: ¿viajas para firmar un contrato? ¿Quieres recompensar a tus equipos de trabajo por alcanzar una meta? ¿Asisten un congreso? ¿Tu empresa organiza o será parte de una convención sobre temas de los que son especialistas?
El objetivo de tu viaje determinará sus horarios, tipo de alojamiento, actividades recreativas o sus necesidades de transporte. Con esto en mente, continúa con la organización de tu viaje de grupo corporativo.
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Política de viajes corporativos
Tener un documento base que defina las diferentes necesidades de tu empresa ayudará a tomar decisiones según se trate de un viaje de grupo, la organización de un evento corporativo, invitación de clientes y socios, o un viaje de incentivos para tus empleados.
La política de viaje funcionará como una guía para cada que necesites organizar un viaje, en ella puedes establecer presupuestos y pautas básicas a seguir, también puedes incluir en una guía sobre el llenado de documentos para justificar viáticos y facturación, así como información para aclarar situaciones y dudas sobre cuándo invertir en ello.
Asegúrate de compartir este documento con los equipos de trabajo que se estén involucrados en el viaje.
La antelación es la clave
Con el objetivo de optimizar los recursos y asegurar la comodidad y seguridad de quienes viajen, es importante reservar el vuelo y el alojamiento con anticipación, y mientras más grande sea el grupo, mayor anticipación requiere. Por otra parte, la antelación te hará encontrar mejores precios, pregunta en el transporte y hospedaje por sus tarifas especiales para grupos.
No te dejes llevar por la idea de mantener bajos costos, ya que las personas rendirán más si descansan correctamente. Procura mantener un equilibrio en tu inversión.
Optimiza las reuniones
Si ya realizaste la inversión de viajar con tus equipos de trabajo, aprovecha el viaje para acudir a otras reuniones o eventos. Pero cada uno de los eventos a los que planeen asistir deben estar contemplados en su itinerario de viaje, el cual recomendamos tener de manera impresa y digital. Este documento debe ser realista, y contemplar tiempos de traslado, horarios de comida y momentos de descanso.
Si no tomas en cuenta estos aspectos, estarán constantemente presionados por el tiempo y esa situación tendrá repercusiones directas en su capacidad de aprendizaje y en su rendimiento.
