Una conferencia puede representar el valor agregado que tu empresa necesita, sin embargo, es importante que los asistentes se lleven una excelente impresión de tu evento, lo que se traduce en el posicionamiento de una imagen positiva de tu empresa.
Ya sea que te dediques a realizar conferencias anuales sobre los avances de tu empresa, que invites a conferencistas especiales para coadyuvar con la preparación y desarrollo de tus equipos de trabajo o que presentes a tus clientes, colaboradores o proveedores un nuevo producto, es vital mantener la atención de los asistentes en todo momento.
En este artículo te explicamos cómo cautivar a los asistentes de tu conferencia, describimos algunas de las cuestiones que puedes realizar para mantenerles motivados, participativos y entusiastas durante conferencia.
Antes de comenzar hablar sobre cómo mantener cautivos a tus asistentes, es necesario que exista claridad en algunos elementos previos relacionados con la organización de la conferencia:
- Objetivo principal: reflexiona sobre cuál es la finalidad de tu evento.
- Público meta: establece a quién va dirigida la información que deseas difundir en tu evento, elegir un público erróneo puede ser el motivo por el cual los asistentes de tu evento no aprovechen la conferencia en su totalidad.
- Conferencistas: piensa qué personas son las mejores para transmitir las ideas que deseas y habla con ellos sobre lo que esperas de su participación.
- Presupuesto: El presupuesto que asignes a la conferencia será necesario para tomar todas las decisiones que necesita la organización del evento, la motivación de los asistentes se traduce en inversión.
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Después de tener claridad en esos puntos y que sean coherentes entre sí, ahora es momento de profundizar en las actividades y los detalles que puede incentivar la atención de los asistentes.
Sede de la conferencia
Elegir un lugar atractivo para llevar a cabo tu conferencia es sumamente importante, ya que la curiosidad de los asistentes por la sede de tu conferencia podría ser un factor que contribuya en tomar la decisión de asistir o no a tu evento. Elegir un destino de playa podría ser la clave para darle un plus a tu evento corporativo.
Una vez que decidiste el destino, es momento de elegir la mejor locación, debes asegurarte que las instalaciones se adapten al número de asistentes que esperas y a los tipos de conferencias planeadas, ya que la disposición del mobiliario condiciona la interacción de las personas que se encuentran en un mismo espacio.
Por ejemplo, cuando un salón esta dispuesto como la típica aula escolar, las personas se encuentran sentadas, dándose la espalda unas a otras, con la finalidad de observar a la persona que usualmente esta de pie frente a ellos, lo que genera jerarquía y separación entre los asistentes. En cambio, si se colocan las sillas en forma circular, esta disposición invita a mirarse unos a otros, propiciando la interacción y el diálogo de forma horizontal.
Te recomendamos realizar un scouting antes del evento para asegurarte que los salones que planeas utilizar tengan asientos cómodos, herramientas tecnológicas necesarias como bocinas, micrófonos, wifi y aire acondicionado. Si los conferencistas y los asistentes hablan una lengua materna distinta, lo ideal es que cuentes con traductores, en este caso contempla también la necesidad de utilizar audífonos para todos.
Durante la conferencia
Los asistentes apreciarán que les ofrezcas el material necesario para tomar nota de la información que están intercambiando, contempla obsequiarles souvenirs útiles como un cuaderno de notas, plumas, separadores o algún otro detalle que se relacione con las características del evento y sus asistentes; por ejemplo, si la conferencia es al aire libre en verano, los asistentes agradecerán que les obsequies un abanico.
Considera contemplar coffee break entre cada 3 horas de conferencia, aprovecha esos espacios para ofrecer a los asistentes café, agua, frutas y alguna golosina dulce que ayude a mantener su atención. Procura que algunos miembros de tu equipo de logística estén presentes durante la conferencia con algún indicador para que las personas sepan que son ellos a quienes pueden recurrir en caso de tener preguntas o comentarios.
Propicia la participación de los asistentes dejando espacio para preguntas al final de la conferencia, cuando se trata de un gran evento, algunas personas pueden sentirse intimidadas al hablar con micrófono, por eso es importante que las preguntas también puedan ser anónimas, así que te recomendamos preparar a tu equipo para recibirlas y hacerlas llegar al conferencista.
Selección de menú
Los tiempos de traslado suelen ser un gran problema en las grandes ciudades, por eso te recomendamos elegir una sede en la que no sea necesario trasladarte para alimentar a tu equipo de logística, conferencistas y asistentes, una buena opción para evitar todo esto es contratar los servicios de un resort, los cuales tienen en sus instalaciones salones para conferencias, habitaciones, restaurantes y lugares de esparcimiento.
La alimentación de las personas es vital para el buen funcionamiento de su cerebro y su forma de procesar la información, elige con cuidado el menú que se ofrecerá antes y después de la conferencia. Asegúrate que contenga alimentos nutritivos, ricos en proteínas, las cuales ayudan a la activación del cerebro; procura que no sean alimentos grasosos para evitar la somnolencia después de comer.
Actividades recreativas
Después de la conferencia y como actividad de cierre puedes hacer una reunión con los asistentes y conferencistas para incentivar el intercambio de ideas, sea que se trate en una cena informal, un coctel o un brunch. Si la conferencia fue dirigida a los miembros de tu empresa podrías cerrar con dinámicas que funcionen como actividades de integración entre los diferentes equipos de trabajo, si tu público fueron tus clientes podrías aprovechar el cierre del evento para obsequiarles un nuevo producto.
