Imagina que llega la fecha marcada en tu calendario, es momento de celebrar ese importante evento con tu familia o quizás ese congreso internacional de tu empresa y cuando llegas... el lugar es un caos. Los asientos no alcanzan, el sonido es deficiente y muchos invitados se perdieron porque no podían dar con el salón.
Esto es algo muy común en los eventos y es la razón principal por la que debes aprender a elegir correctamente la sede de tu próxima reunión. Aunque no lo creas, hay muchas personas que no se preocupan por este detalle y esto ocasiona muchos inconvenientes difíciles de resolver.
Por eso, en el artículo de hoy te diremos todo en lo que tienes que pensar al momento de seleccionar el lugar adecuado para tu evento. Siguiendo estos consejos puedes tener la tranquilidad de que reducirás al mínimo las probabilidades de algún imprevisto.
Ten presente el tipo de evento
Lo primero es tener muy claro el tipo de evento que llevarás a cabo. Una conferencia internacional no tiene las mismas necesidades que un reencuentro de generación, por ejemplo.
Al saber de qué tipo de evento se trata podrás definir todas sus características, como la cantidad de personas que esperas recibir, la distribución de los lugares o el tipo de acústica necesaria, por mencionar los puntos principales.
Te podría interesar: Eventos híbridos, la próxima tendencia para reuniones y congresos
Esta visualización te permitirá comenzar a filtrar salones hasta que termines con una lista de los posibles lugares que pueden ser la sede de tu evento. Después, para ayudarte con la decisión final, debes pensar en qué lugar te ofrece el mayor beneficio.
Imagen de Marc Babin
Por ejemplo, ¿el lugar cuenta con estacionamiento? ¿Tiene servicios incluidos? ¿Se ubica en un punto céntrico de la ciudad? Pensar en estas cuestiones te ayudará a elegir el sitio indicado para tu evento.
¿Estás listo para el siguiente paso? Te compartimos un video con consejos para la planeación de tu evento. ¡Chécalo!
¿Quiénes asistirán?
Algo que va de la mano con el salón de evento son las personas que participarán en él. Piensa en las características que tienen: ¿son personas con auto? ¿Con necesidades especiales? ¿En silla de ruedas o con discapacidad auditiva? ¿Vienen de fuera?
Todas estas preguntas te darán pistas para elegir el lugar, por ejemplo, si la mayoría de los asistentes son foráneos, lo mejor será elegir un espacio cerca de la central o el aeropuerto, de esta manera no tendrán grandes problemas con el traslado.
Conoce más tips para tu evento, te recomendamos: El uso del hashtag para la promoción de tu evento
Por otra parte, si la mayoría de los invitados se mueven en automóvil, entonces necesitarás un lugar con estacionamiento y de preferencia con fácil acceso para los vehículos.
Pensar en los invitados hará que estos tengan una mejor impresión de tu evento, pues no habrá lugar a comentarios negativos por la ausencia de algún elemento que pudieran requerir.
Considera otras alternativas
La última parte ya la hemos explicado de forma implícita: se trata de tener otras alternativas. Lo mejor es que consideres de 1 a 3 locaciones para que tengas un plan de emergencia en caso de que tu opción principal no esté disponible en la fecha que necesitas, de esta forma no tendrás que volver a pasar por todo el proceso de selección.
Dentro de tus alternativas también puedes incluir lugares que no sean similares entre sí. Esto quiere decir que consideres por ejemplo un salón cerrado y una terraza y en el momento final valores cuál representa los mayores beneficios para tu evento.
Imagen de Arcwind
Si tu evento es de gran importancia y necesitas que cada detalle esté cuidadosamente planeado puedes acercarte a las agencias y coordinadores de eventos. Ellos cuentan con la experiencia necesaria para preveer cualquier situación y pueden asesorarte durante todo el proceso de planeación.
Además, una agencia de eventos tiene el beneficio añadido de que ya ha estudiado diferentes locaciones y cuenta con un directorio de salones disponibles para ti, lo que significa un gran ahorro de tiempo en la planeación. Así que no dudes en considerar también esta alternativa, puede salvarte de muchas complicaciones.
¿Estás listo para planear un evento que inspire al éxito?
